Handige muis troeft reus SAP af in slag om UWV

Mail

Print

 DFT Nieuwsbrief

Proefabonnement,
10 weken € 30,-!

Het Apeldoornse softwarehuis gaat voor duizenden UWV-uitkeringsaanvragen hetzelfde doen. Ook in het buitenland groeit het bedrijf. Het gaat ook uitkeringsaanvragen voor drie miljoen veteranen van het Amerikaanse leger administreren, maar ook alle patentaanvragen in Europa. In Turkije, Verenigde Staten en Groot-Brittannië sluit het in hoog tempo overeenkomsten. In Nederland kent het de Belastingdienst, banken, verzekeraars, Kadaster en diverse ministeries zoals Justitie en Infrastructuur & Milieu als klanten. Op de BES-eilanden versimpelde het bedrijf het belastingstelsel. ,,Twee keer zoveel geld binnengehaald als het jaar ervoor en er wordt minder gefraudeerd”, noemt Hoogenberg als resultaat.

Met nieuwe overheidsbezuinigingen moeten ambtenaren meer met minder mensen doen. De standaardoplossingen van Be Informed doen er hun intrede om miljoenen uitkeringen, aangiften en bestanden te verwerken. Grote bedrijven kwamen afgelopen decennia in een moeras van steeds complexere regels en ict terecht. McKinsey en andere consultants probeerden zulke complexe bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Gegeven

,,Dat klonk mooi, maar bleek toch een grote misvatting te zijn, we zagen het jaren in de praktijk”, zegt Hoogenberg, die zich na de verkoop van softwarebedrijf Be Value onafhankelijk van de banken en private equity kan wanen. ,,Complexiteit in de buitenwereld is een gegeven. Nu steeds meer ict wordt, neemt die complexiteit binnen de organisatie ook toe – wat consultants mensen ook wijs maken. Proberen die complexiteit van de buitenwereld weg te nemen maakt dat je van de werkelijkheid wegdrijft. Omarm die uitzonderingen maar, pas je systemen erop aan. Het klinkt paradoxaal, maar uitzonderingen zijn de regel in ict.”

Be Informed zorgt voor standaard geautomatiseerde aanvragen, door de klanten zelf, of door administratieve medewerkers, en de afhandeling en controle. Een bouwvergunning, asielaanvraag of parkeervergunning zijn voor ambtenaren en burgers vanwege alle verschillende regels telkens totaal verschillend. Niet voor Be Informed.

Vergunning

,,Bij alle drie gaat het om een vergunning, hoe je een aanvrager binnen de regels snel verder helpt. Dat proces is vrijwel identiek”, zegt Hoogenberg. ,,En dus kopieerbaar. Waarbij je altijd nieuwe wet- en regelgeving zult moeten toevoegen, maar in de basis zijn ze gelijk. Net als uitkeringen voor sociale zaken, scholen of zorginstellingen en de subsidie voor gemeenten of het rijk. In essentie identiek. En dat geldt voor alle instrumenten, in overheid en bedrijfsleven, die vaak zeer beperkt in aantal zijn.”

Zo telde het IND-handboek voor asielaanvragen honderden uitzonderingen. Andere ict-beheerders werkten met de bulk aan standaardaanvragen, en de rest als uitzondering. Be Informed programmeerde het niet voor, maar stopte de regels allemaal in een groot model, waardoor elke asielaanvraag door de software een persoonlijk dossier krijgt met een zogeheten behandelplan op maat waarmee IND-personeel wordt begeleid.

Standaardmodellen

Het dure programmeren voor telkens aparte programma’s maakt plaats voor standaardmodellen, waardoor Be Informed bij aanbestedingen vaak goedkoper dan concurrenten inschrijft. In de gemeente Groningen draait het automatisch aanvragen en afhandelen van subsidies al. De raad ging akkoord met de bezuinigingsgolf in zicht. De aanvraag en beoordeling van een subsidie ging terug van 156 naar 37 dagen, 80% wordt zo halfautomatisch afgehandeld. De ambtenaren controleren nog wel alle dossiers.

Die automatisering scheelt tijd en 60% van de ict-kosten, claimt Hoogenberg. In de praktijk betekent het ook: minder mensen en kostenbesparingen. ,,Nou, eerder dat hoog opgeleide ambtenaren zich eindelijk weer met de echte beoordeling bezighouden, kwalitatief moeilijk werk. En niet routinematig standaardprocedures afwerken”, zegt Hoogenberg. ,,Mensen zijn veel tevredener met hun werk.”

Onterecht

Het UWV vond de software van SAP minder gebruiksvriendelijk dan dat van de ‘muis’ Be Informed. Volgens het Duits-Amerikaanse SAP onterecht en vocht het aan, maar de rechter vond het oordeel van UWV ‘niet onterecht’. Daarmee heeft Hoogenberg de erkenning bij overheden, waar hij jaren voor werkte. ,,Bij de overheid kunnen ze heus nog wel efficiënter werken”, kondigt Hoogenberg zijn mars door deze instituties aan. ,,Het is complex wat ambtenaren moeten verwerken, regels en beroepsprocedures zijn er niet voor niks. Maar als de overheid kiest voor hergebruik van systemen, grootschalig gaat standaardiseren, dan is er fors te besparen. Zeer fors.”

Eerder verkocht hij zijn automatiseerder Be Value met 500 man personeel. ,,Ik zit hier niet voor het geld, al zijn grote deals mooi: ik heb wel een missie. Daar ben ik soms door muren en conventies gegaan en dat moet gewoon. Daar ben ik nu weer niet te beroerd voor als ik zie wat we met onze software kunnen besparen.”