Nieuws/Financieel

’Met vriendelijke groeten is het nieuwe hoogachtend’

We e-mailen maar wat

Door Martijn Klerks

Rotterdam - Puntsgewijs. Zo kort mogelijk. Overduidelijk geformuleerd. Met een vraag en een hartelijke groet aan het eind. Dát is de perfecte zakelijke e-mail.

„Bij de opkomst van e-mail hebben we allemaal geleerd dat het een lossere versie van de papieren brief is”, zegt directeur Rob Doeve van het Taalcentrum-VU. „Dat idee klopt niet.”

Tijdens de trainingen die hij zelf geeft over het schrijven van zakelijke e-mails, merkt Doeve dat mensen ’hun eigen waarheid blijven verzinnen’. „Er is weinig besef van de conventies. Veel mensen doen maar wat.”

E-mails worden al snel te lang, ziet Judith Winterkamp, zelfstandig trainer in zakelijke communicatie. „We zijn bang om niet volledig te zijn, en zo worden onze e-mails té volledig.”

Toch zijn er wel degelijk manieren om beter te mailen. De belangrijkste: maak de overdaad aan elektronische post niet onnodig erger. Doeve: „Elke mail die verstuurd wordt, lokt gemiddeld 1,4 antwoordmails uit. Berichten van meer dan vijftig woorden (10% van dit artikel, red.) worden al niet meer gelezen. Ik zeg altijd: kort is het nieuwe lang.”

De beste e-mailers komen snel tot de kern, zegt Bart van den Hooff, hoogleraar bedrijfscommunicatie aan de Vrije Universiteit. „Je hoeft niet altijd te vragen hoe het gaat, en je hoeft al helemaal geen gedachtestroom uit te storten.”

Er is ook een ’militaire methode’. Die begint als volgt: zet het doel van de mail in hoofdletters in de onderwerpregel: TEKENEN, bijvoorbeeld, of INFO. De mail zelf begint met één zin waar alle relevante informatie in staat. Daaronder komt puntsgewijs de achtergrond. Een e-mail waar de ontvanger door moet scrollen is te lang.

Doeve juicht die methode toe. „Structureren tot je erbij neervalt. Dat kan heel goed met bullets.” Winterkamp benadrukt het belang van een goede onderwerpregel: „Hou je aan de driesecondenwet: de lezer moet de bedoeling van de e-mail direct kunnen begrijpen.”

Ook het einde is van kapitaal belang, zegt de Taalcentrum-directeur. „Herhaal aan je belangrijkste boodschap, het liefst in een vraagzin: ’Ben je bij die vergadering aanwezig?’”

Doeve is zelf fan van een iets andere formulering: „Ik schrijf het altijd zo op, dat iemand die niet antwoordt toestemt. ’Ik ga ervan uit dat je bij die vergadering aanwezig bent, mag dat?’ Zonder tegenbericht is de ontvanger bij de vergadering.”

En hoe sluiten we de mail af? „De e-mail is over het algemeen vrij informeel”, zegt Van den Hooff. „We worden informeler”, vult Doeve aan. „’Met vriendelijke groeten’ is wat ’hoogachtend’ een paar jaar geleden was. ’Hartelijke groeten’ is de nieuwe standaard-afsluiter.”

Winterkamp worstelt zelf met al te formele afsluitingen: „’Met vriendelijke groeten’ gebruik ik al niet meer. Wees net zo formeel als aan de telefoon, is mijn regel. Als je te veel afstand schept, is dat juist weer onbeleefd.”

In een informele stijl schuilt wel gevaar, waarschuwt Doeve. „E-mail is een explosief medium. Als je iemand ooit een flapdrol noemt, leest die persoon dat later wellicht terug.”