Kascommissie heeft grote verantwoordelijkheid, maar weinig verstand van zaken

Maarten den Ouden, auteur van de Kascommissiegids. FOTO: MICHEL SCHNATER

De gevolgen van een niet goed uitgevoerde controle kunnen groot zijn, aldus Maarten den Ouden. „Het meest in het oog springend zijn natuurlijk de fraudegevallen. Het afgelopen jaar zijn zo’n 15 fraudegevallen in de pers geweest, maar dat is nog maar het topje van de ijsberg.”

Fraude komt voor bij allerlei soorten verenigingen, groot en klein, bij verenigingen met penningmeesters die al jarenlang naar volle tevredenheid gefunctioneerd hebben en bij verenigingen met een net beginnende penningmeester, zo stelt de auteur van de handzame gids voor kascommissieleden en de man achter de website www.kascommissiegids.nl. „De consternatie na het ontdekken van fraude is groot. Het is natuurlijk heel vervelend als blijkt dat iemand die door iedereen vaak jarenlang vertrouwd is, toch gefraudeerd heeft. En het is ook vervelend als het voortbestaan van de vereniging door zo’n fraude in gevaar komt!”

Den Ouden vervolgt: „Elke kascommissie heeft gewoon een grote verantwoordelijkheid. „Als de kascommissie aan de algemene ledenvergadering meldt dat de financiën in orde zijn, moet de ledenvergadering daar ook 100% op kunnen vertrouwen. Want een kloppend financieel verslag is ook weer de basis voor contributiewijzigingen en voor het kunnen realiseren van nieuwe plannen voor het volgend jaar.”

Cursussen

Er zijn veel boeken en cursussen voor bestuursleden: over doelmatig vergaderen, over beleid, over communiceren. Penningmeesters kunnen zelfs speciale cursussen volgen over financiën en financieel beleid. Maar voor de vele vrijwilligers in kascommissies was er eigenlijk niets. Geen wonder dat de jaarlijkse ’kascontrole’ zich vaak beperkte tot koffie drinken bij de penningmeester en dan wat bladeren in de ordner met facturen.

Volgens Maarten den Ouden zijn mensen die zich voor een functie in een kascommissie aanmelden, vaak heel serieus. „Maar meestal weten ze niet wat en hoe ze moeten controleren. Veel kascommissieleden hebben na afloop van de controle een vervelend gevoel en vragen zich af of ze het wel goed hebben gedaan en niets over het hoofd hebben gezien.”

Veel mensen denken dat de verenigingsfinanciën een zaak van de penningmeester zijn. Maar, zo stelt Den Ouden, de Nederlandse wetgever legt de verantwoordelijkheid voor het jaarlijkse financieel verslag (balans, staat van baten en lasten, toelichtingen) van de vereniging heel nadrukkelijk bij elk bestuurslid. Artikel 48 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek schrijft sinds een paar jaar expliciet voor dat elk bestuurslid het financieel verslag moet ondertekenen! In het verlengde daarvan kent de wet aan de kascommissie ook een grote verantwoordelijkheid én grote bevoegdheden toe.

De kascommissie moet het financieel verslag onderzoeken en aan de algemene vergadering melden of dat klopt. Het bestuur is verplicht „aan de commissie alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen”. Het komt erop neer dat het bestuur altijd volledige medewerking aan het onderzoek van de commissie moet geven, alle vragen moet beantwoorden en bijvoorbeeld ook de notulen van bestuursvergaderingen aan de commissie ter beschikking moet stellen.

De wet spreekt ook niet over ’kascommissie’, maar over ’commissie’. De controle houdt immers véél meer in dan het tellen van het kasgeld: iedere post van de balans en iedere post van de staat van baten en lasten moet worden gecontroleerd.

Voorbereiding

Dat zal bij een kleine vereniging misschien nog wel in een avondje lukken, maar bij een grote vereniging vraagt dat in ieder geval een goede voorbereiding en soms ook wat meer tijd.

Den Ouden benadrukt, zoals hij dat ook doet in de workshops voor kascommissies die hij op diverse plaatsen in het land geeft, ook vooral het grote belang van een goede voorbereiding. „Zorg dat je het financieel verslag ruim vóór de eigenlijke controle hebt gekregen van de penningmeester. Vergelijk de cijfers met de cijfers van de begroting en met vorige jaren en stel een lijstje met vragen op. Met een paar gerichte vragen aan de penningmeester kom je vaak meer aan de weet dan door het doorvlooien van een hele stapel facturen.”

De Kascommissiegids, uitgeverij Tirion Sport, ISBN 9789060765555, €17,95. Meer info: www.kascommssiegids.nl

Tweet

 Mail

 Print