Financieel/Geld

Incasso ook aangetekend via de mail

Aanmaning vaker per mail.

Aanmaning vaker per mail.

ANP

Wie een rekening vergeet te betalen en een incassobureau achter zich aan krijgt, kan zomaar een aangetekende mail in plaats van brief krijgen. Bedrijven maken steeds meer gebruik van deze methode om klanten te bereiken.

Aanmaning vaker per mail.

Aanmaning vaker per mail.

ANP

In plaats van een postbode die aan de deur verschijnt om de ontvanger te laten tekenen voor een aangetekende brief, belandt de elektronische variant bij iemand in de mailbox. „Bij onze dienst kun je ervoor kiezen om een plug-in in Outlook te nemen of iets toe te voegen aan het mailadres van de ontvanger, zodat je de mail vanuit je eigen omgeving kunt versturen”, legt Leo de Rooij van Rpost, een internationale aanbieder van aangetekende mail, uit.

„Via onze servers wordt de mail dan verstuurd naar een ontvanger. Wij maken een berekening van het totale mailtje. Die hebben we nodig om de inhoud vast te stellen, zodat we weten dat je niks aan de inhoud gewijzigd hebt. Vervolgens krijgt de persoon die de mail heeft gestuurd een bericht over de status ervan. Dat kan zijn dat hij afgeleverd en geopend is, alleen afgeleverd of dat hij niet afgeleverd kan worden.”

Bij Aangetekend Mailen, een Nederlandse aanbieder die samenwerkt met KPN, werkt het iets anders. Het bedrijf, dat vooral zakelijke klanten heeft, integreert een functie in de systemen van andere bedrijven. „Ontvangers van een aangetekende brief krijgen eerst een mail met de vraag of ze de aangetekende mail willen weigeren of accepteren”, legt medeoprichter Philip Voogt uit.

Kosten

Over de voordelen van aangetekend mailen ten opzichte van de papieren variant is Voogt duidelijk. De kosten komen als eerste naar boven: „Bij ons betaal je maximaal €0,49 voor een mail, een aangetekende brief kost €8,40 bij PostNL. Maar er zijn meer voordelen. Het is veel efficiënter, je kunt altijd en overal vandaan iets aangetekend versturen. En het gaat veel sneller: het moment van verzenden is het moment van ontvangen. Als je vorige week donderdag, de dag voor Koningsdag, een aangetekende brief had verstuurd, was die pas de dinsdag daarna verstuurd.”

De Rooij wijst op nog een ander pluspunt: „Je kunt de inhoud van de brief documenteren met een aangetekende mail. En je kunt zelfs bewijzen dat je die niet gewijzigd hebt, dat gaat verder dan een aangetekende brief. Bij onze service kun je de inhoud ook vast laten leggen en valideren; dan maak je er een juridisch document van. Met gewone mails kan dat niet, die houden in een rechtszaak niet stand omdat je de inhoud heel makkelijk kunt manipuleren.”

De klanten van Aangetekend Mailen en Rpost zijn nu nog vooral bedrijven. „In eerste instantie waren met name incassobureaus geïnteresseerd. Verzekeraars maken ook vaak gebruik van onze diensten. Als zij een verzekering opschorten, moeten ze kunnen bewijzen dat de klant daarover een bericht heeft gekregen.”

En omdat de kosten zoveel lager liggen, maken bedrijven ook steeds vaker gebruik van een aangetekende optie. Voogt (Aangetekend Mailen): „Voor 85% van de aangetekende mail geldt dat dit vroeger niet in het aangetekende postproces zat.”

Consumenten

Voor consumenten is het minder aantrekkelijk om een dienst voor aangetekend mailen te lanceren. „Het is een centenkwestie”, zegt De Rooij van Rpost. „We moeten het van volume hebben.” Toch kan zijn dienst wel door consumenten gebruikt worden. „De Fraudehelpdesk raadt ons bijvoorbeeld aan bij internetoplichting. Dan weet je vaak wel iemands mailadres, maar niet zijn huisadres of locatie. Via een aangetekende mail kun je diegene dan wel bereiken. Maar iets aangetekend versturen komt bij consumenten veel minder vaak voor dan bij bedrijven, vaak alleen in extreme situaties.”

Aangetekend Mailen heeft op dit moment nog geen toepassing waar particulieren ook gebruik van kunnen maken. „De particuliere markt is lastiger omdat het moeilijker is om de identiteit van de verzender vast te stellen”, zegt Voogt. Hij denkt ’later dit jaar’ wel een particuliere oplossing te kunnen lanceren.