Nieuws/Financieel

MKB IDEE - ConferenceCube

Klein digitaal kastje om vergaderen te veraangenamen

Genomineerd voor de MKB IDEE Verkiezing 2015: de ConferenceCube. Een klein digitaal kastje, dat vergaderen een stuk aangenamer maakt. Notulen en aantekeningen worden overbodig en je kunt meteen online actiepunten toewijzen via de aanwezige mobiele devices. Initiatiefnemer Max Lans licht toe.

Ons werkende leven wordt veelal bepaald door vergaderingen en afspraken. Als die ook nog eens niet efficiënt blijken te zijn, kan dat frustraties opleveren. Zo ondervonden Max Lans en Richard Budding. Beiden werkzaam in de zakelijke dienstverlening, schuiven ze meerdere keren per dag aan bij diverse meetings. Daar komen ze steeds dezelfde frustraties tegen: notulen die niet goed worden uitgewerkt, actiepunten die niet worden uitgevoerd of bij een volgende vergadering weer opnieuw opduiken. “Het ergste zijn reeds genomen besluiten die in een nieuwe vergadering opnieuw weer ter discussie komen”, vertelt Lans. “Dat moet anders, dachten wij.”

Dus toen zijn jullie iets gaan bedenken?“Ja. Richard en ik wilden iets doen om meetings effectiever in te richten. Iets wat werkt voor iedereen die deelneemt aan de vergadering, wat de activiteiten en acties op een rijtje zet. Daarnaast willen we er ook voor zorgen dat de ConferenceCube de regisseur is die ervoor zorgt dat actiepunten ook daadwerkelijk afgerond kunnen worden.

Hoe werkt de Conference Cube precies?“De Conference Cube is zoals de naam het zegt, een klein kastje op de vergadertafel, een smart padding, waarmee iedereen zich met zijn eigen telefoon, phablet, tablet of laptop via Bluetooth en Wifi kan verbinden. Het is een slimme innovatieve manier om sprekers te ontlasten. Mensen kunnen nu eenmaal niet goed multitasken. Dankzij de speciaal ontworpen User Interface is er minimale afleiding van het gesprek. Aantekeningen maken is niet meer nodig dus de focus kan gaan naar de kwaliteit van de meeting omdat het gesprek wordt omgezet in tekst. Tijdens de vergadering kun je een fragment van de audio taggen als event, besluit of actiepunt en er meteen een naam van een deelnemer aan verbinden. Via de cloud zal deze persoon later notificaties ontvangen om hem te helpen herinneren aan het actiepunt. Ook draait de Conference Cube automatisch een after-meeting report uit, met daarin de activiteiten en beslissingen die zijn genomen.”

Gaan jullie er nu mee de markt op?“In 2014 zijn we er mee begonnen. Al snel besloten we het groter aan te pakken en zijn we het gaan aanpakken via Kickstarter, een van de grootste crowdfundingplatformen ter wereld. We willen crowdfunding niet alleen inzetten voor het behalen van de benodigde financiering, maar juist om een marktonderzoek te doen. Hoe reageert de wereld op ons idee? We hebben namelijk in onze lokale omgeving al getoetst bij grote bedrijven of zij er wat in zien en daar kwamen ze vooral op terug met positieve reacties. We zijn dus voornamelijk aan het aansturen op een wereldwijde missie: “Join us in our mission for SMART meetings!”

Wat maakt jullie oplossing zo uniek?“Onze oplossing is uniek omdat we geen echte concurrentie hebben op dit gebied. We willen dat het een personal device wordt dat mensen en bedrijven kunnen aanschaffen. Door slim na te denken over hoe je je persoonlijke omgeving kunt verbeteren, kun je ook efficiënter werken. Iedereen heeft zijn of haar eigen systeem om activiteiten te ordenen en deze daadwerkelijk af te ronden. Omdat wij het belangrijk vinden dat iedereen actiepunten kan oppakken op zijn of haar manier, hebben we de ConferenceCube compatibel gemaakt met diverse TODOlist systemen. Denk hierbij aan Evernote, Trello, Wunderlist, maar ook bijvoorbeeld Outlook tasks.

Om een optimale geluidskwaliteit te kunnen garanderen, kiezen wij er ook voor om slimme recordings te doen via de aanwezige devices in de ruimte van de vergadering.”

Wat kunnen andere bedrijven leren van jullie?“Kies duidelijk je eigen strategie als bedrijf. Denk goed na hoe je dingen slimmer kunt doen. Probeer continu te vernieuwen en durf te evalueren, dat is heel belangrijk.”

Wat voor tegenslagen hebben jullie meegemaakt in het traject?“De term tegenslagen heeft een negatieve lading vind ik. Op het moment dat je een product wilt ontwikkelen, kun je je focussen op al die beren op de weg. Je moet ze juist wegnemen tijdens het traject. Het is niet de vraag, gaan we er komen? Het is de vraag: hoe gaan we er komen? Daarom moet je het hoofddoel goed in het hoofd houden. Wij focussen ons nu vooral op onze wereldwijde missie: ontdekken wat de markt van ons product vindt. Daarna zien we weer verder.”

Heb je nog tips voor andere ondernemers?“Betrek de klanten in het proces om samen te kunnen realiseren. Samen kun je vele malen meer bereiken dan als losse individuen en daarom zetten Richard en ik keihard in op co-creatie.”