Nieuws/Financieel
787744
Financieel

MKB IDEE - Be-Pall

'Minder papierverbruik en meer winst dankzij automatisering'

Genomineerd voor de MKB Idee Verkiezing 2015: de automatisering van palletbedrijf Be-Pall International. Office manager Michel Albracht wist de systemen waarmee het bedrijf werkt aan elkaar te koppelen, waardoor zowel management, chauffeurs als klanten meer inzicht hebben in de processen.

Zoals de meeste andere bedrijven in de palletbranche werkte Be-Pall International tot voor kort vooral met papieren orderbonnen voor haar chauffeurs en medewerkers. Dat kon beter, vond Michel Albracht toen hij in dienst kwam. Met zijn achtergrond in ICT wist hij een aantal systemen aan elkaar te koppelen en de bedrijfsvoering te automatiseren. Dat leidde niet alleen tot een drastische vermindering van het papiergebruik maar ook tot een flinke winstverhoging voor het bedrijf uit Lelystad, dat houten pallets verhandelt en produceert.

Waarom vond je dat het anders moest? "Toen ik hier werkten we wel met een relatiebeheersysteem en boekhoudpakket maar verder ging vooral erg veel op papier. Per transportorder waren vier vellen papier nodig. Er ging wel eens een formulier verloren, omdat iemand het bijvoorbeeld in de heftruck had laten liggen Dat moest anders kunnen. Ik wilde de inkooporders koppelen aan de ontvangsten, waardoor je meteen een soort voorraadbeheer krijgt. En uiteindelijk dat koppelen aan onze administratie. Een dergelijk systeem bestond nog niet, dus moesten we het zelf gaan ontwikkelen. In 2013 zijn we daarmee begonnen. We hebben een partij in de arm genomen, Become-IT, die het systeem voor ons heeft opgezet."

Wat houdt het systeem nu precies in?"Uiteindelijk zijn we alle processen in ons bedrijf met elkaar gaan koppelen, zodat je het van begin tot eind kunt volgen. We hebben een directe koppeling gemaakt met ons relatiebeheersysteem en ons boekhoudpakket. Ook hebben we directe koppelingen gemaakt met onze telefooncentrale van KPN, zodat bellen sneller en eenvoudiger gaat. En door de track&trace module van TomTom ernaast te gebruiken kunnen we, logistiek gezien, snel schakelen om onze klanten en leveranciers nog beter van dienst te zijn. De transportorders laat de chauffeur nu digitaal aftekenen op een tablet in plaats van via de ouderwetse viervoudige orderformulieren. Als de klant heeft getekend gaat de transportorder direct per mail naar mij toe, en ter bevestiging naar de klant zelf. Op basis daarvan maakt het systeem weer automatisch een factuur aan. We zijn de enige in de palletwereld die digitaal aftekenen. De chauffeurs vinden het heerlijk en de klanten fantastisch."

En nu, 2 jaar verder, hoe werkt het?"Het werkt echt beter en sneller. Alles is vastgelegd. We verzonden enorm veel post en gebruikten ontzettend veel papier. Ik denk dat we nu nog maar 5 procent daarvan gebruiken. De directie moest wel even worden overtuigd maar ze zijn erg enthousiast nu."

Hoe heeft dit systeem bijgedragen aan de groei van het bedrijf?"Sinds we ermee zijn gestart hebben we een jaarlijkse groei van 6 procent. Dit jaar zitten we nu al op 10 procent. Het grootste deel van die groei is echt te danken aan de automatisering. Vooral dankzij de snelheid waarmee we productieorders kunnen doorgeven aan de mensen in de fabriek. Zij kunnen de orders weer sneller verwerken, waardoor onze klant meer tevreden is. En tevreden klanten betalen ook weer sneller. Het heeft dus zeker meegewerkt aan de groei van de winstmarge."

Wat kunnen andere ondernemers van jullie systeem leren?"Dat automatisering veel voordelen biedt. Het biedt meer snelheid, meer kostenbesparing en de inzichtelijkheid in de bedrijfsprocessen wordt groter. Je ziet beter waar je precies geld verdient en waar het verloren gaat in je bedrijf. Ook heb je beter inzicht in je productieprocessen, op welke manier produceer je het meest voordelig?"

Waarom heb je meegedaan met dit idee aan de MKB Idee Verkiezing?"Dit is het enige programma dat dit kan: alles aan elkaar koppelen binnen een palletbedrijf. Dat wil ik graag laten zien."